Organisasi dalam Laju Perubahan

Organisasi adalah suatu social arrangement yang memiliki sasaran-sasaran bersama, mengendalikan pencapaiannya sendiri dan memiliki suatu batasan yang memisahkannya dari lingkungan. Asal katanya adalah organon (bahasa Yunani). Perusahaan sebagai entitas adalah suatu organisasi.

Dalam perjalanannya perusahaan akan mendapat tantangan dari lingkungan, baik itu berupa opportunity atau threat. Organisasi, dalam menghadapi tantangan lingkungan, akan beradaptasi untuk mempertahankan atau memperkuat eksistensinya. Adaptasi organisasi terhadap tantangan lingkungan pada esensinya adalah perubahan terhadap apa yang sudah menjadi kebiasaan dalam organisasi tersebut. Dalam kesadaran bahwa perubahan dalam lingkungan adalah sesuatu dinamika yang terus menerus terjadi, maka perubahan dalam organisasi adalah sesuatu yang telak terjadi dalam perjalanan perusahaan.

Adapun dalam proses adaptasi, seperti dalam implementasi sistem manajemen dan informasi, hampir setiap kali ditemukan resistensi terhadap sistem yang baru. Resistensi ini datang dari individu-individu organisasi yang menentang atau meragukan sistem yang baru dengan berbagai alasan, walaupun telah nyata bahwa lingkungan menuntut organisasi untuk beradaptasi.

Mengutip dari artikel penulis tentang perbaikan proses bisnis di Juli 2007: "Dari sudut pandang yang kurang enak… perbaikan proses berarti perubahan terhadap sistem, proses dan aktifitas yang saat ini sedang berlaku di organisasi kita. Banyak yang bilang bahwa perubahan kurang disukai oleh banyak orang, adapaun perlu kita sadari bahwa berubah untuk kebaikan adalah sesuatu yang baik."

Individu yang Khawatir dan Berlaku Adil

Berbicara dari sudut pandang individu, tantangan perubahan dapat diinterpretasikan menjadi hilangnya suatu kenyamanan akan kemapanan. Individu tersebut sudah biasa/nyaman dalam menjalankan pekerjaan yang sudah tercantum dalam perjanjian kerja/job desc. Kedudukan dan pangkatnya menyatu dengan pribadinya dan dicerminkan dilingkungan bisnis dan rumah. Take home pay, bonus, komisi dan berbagai fasilitas sudah lock-in dengan rencana/proyeksi pribadi untuk nafkah dan penghidupan keluarga di rumah, yang juga terinci dalam standar gaya hidup yang saat ini dijalankan. Bisa dikatakan bahwa individu ini sudah memiliki a stable job and a guaranteed good life, dan status itupun sudah dijadikan satu dengan kehormatan diri dan keluarga. Bagi individu tersebut, perubahan organisasi adalah suatu masalah besar bahkan dapat bisa dianggap sebagai suatu ancaman terhadap kehidupan pribadi. Perubahan organisasi akan merubah tuntutan kerja (job desc/perjanjian kerja) yang apabila ia tidak berhasil dalam menjalankannya, maka akan berubah pula kedudukan, pangkat, nafkah dan penghidupan. Dalam tuntutan kerja baru, ia harus belajar hal-hal baru, meng-internalisasi paradigma baru. Sebetulnya ia hanya terkecoh sehingga terlambat dalam membaca perubahan lingkungan karena ia tidak betul-betul faham akan visi, misi dan nilai-nilai organisasi. Mungkin ia kurang faham akan visi, misi dan nilai-nilai hidup pribadinya dan bagaimana hal itu dapat selaras dengan visi, misi dan nilai-nilai organisasi tempat ia berkarya.

Dari kaca mata manajemen, terlambatnya organisasi dalam beradaptasi juga menimbulkan masalah organisasi. Manajemen meng-introduce perubahan dengan kelajuan yang super cepat, sehingga mengandung resiko kelabakan bagi individu-individu dalam organisasi. Struktur dan sistem birokrasi dalam perusahaan dirubah dengan cepat. Dalam kelabakan, individu-individu dalam organisasi bisa menganggap diperlakukan tidak adil atau manajemen berlaku zalim. Dalam konteks organisasi, anggapan perlakuan tidak adil dan zalim dapat kita maklumi. Manajemen harus sadar bahwa individu tersebut saat ini bekerja dengan kontrak kerja yang lama, yang disepakati pada kondisi sebelum hadirnya tuntutan perubahan. Dalam kontrak kerja tersebut, upah dari kerja tidak hanya materiil tapi juga termasuk pangkat, jabatan dan status sosial. Akselerasi tuntutan kerja dalam percepatan adaptasi organisasi bukan semata-mata salah dari individu tersebut, tapi juga kesalahan manajemen yang terlambat dalam beradaptasi terhadap perubahan lingkungan.

Inovatif dalam Menyusun Barisan

Lantas… bagaimana apabila individu yang menduduki jabatan tersebut tidak cukup kompeten dan capable dalam menjawab tuntutan kerja baru? Jawaban orang pada umumnya adalah "Ganti/PHK/minta resign saja… cari yang kompeten dan capable!". Penulis sependapat bahwa apabila CEO/Dirut yang bermasalah maka sebaiknya digantikan pemimpin yang lebih mampu membawa organisasi kepada visi, menjalankan amanah misi, menjaga eksekusi kerja organisasi sesuai dengan nilai-nilai organisasi. Untuk selain si pemimpin… penulis punya pendapat yang tidak umum.

Hal yang pertama yang perlu kita perhatikan adalah pertanyaan "Apakah dengan hadirnya tuntutan kerja baru, kerja yang dihasilkan oleh tuntutan kerja lama menjadi hilang?" Apabila jawabannya adalah tidak, maka individu tersebut masih bisa menghasilkan nilai dari pekerjaan yang dituntut oleh kontrak kerja lama.

Hal yang kedua yang perlu kita perhatikan adalah proses tentang bagaimana suatu permasalahan terselesaikan atau sebuah peluang usaha terealisasi menjadi bisnis dalam organisasi. Walaupun struktur organisasi bersifat hirarki yang berbentuk piramida, permasalahan terselesaikan dan/atau peluang terealisasi atas dukungan individu-individu dalam organisasi yang bersinergi (Silahkan baca buku-buku hasil pengamatan budaya kerja Google).

Hal yang ketiga yang perlu juga diperhatikan adalah bahwa organisasi di perusahaan-perusahaan multinasional saat ini sudah tidak mengikuti norma-norma yang didengung-dengungkan oleh ahli manajemen di tahun 80-an yang meng-kotak-kotak-an organisasi di era industrialisasi. (Silahkan baca artikel-artikel McKinsey & Co).

Hal yang keempat adalah bahwa apabila individu-individu sudah ikhlas akan substansi pentingnya perubahan dan berorientasi tujuan, maka dengan kepemimpinan: individu-individu tersebut akan belajar dalam rangka meningkatkan kompetensi dan kapabiltasnya, individu-individu tersebut akan berlatih dan memposisikan diri untuk memberikan kontribusi positif. Besar harapan individu-individu akan membangun kapasitas, berupaya dan bersinergi serta self-organizing dalam mencapai sasaran-sasaran.

Membangun Sistem Berbasis Motivasi Diri

Untuk memotivasi individu-individu dalam organisasi, perusahaan saat ini menggunakan suatu teknik reward and punishment yang dibebankan kepada individu-individu agar sasaran-sasaran dapat tercapai. Kita tahu bahwa organisasi membutuhkan indikator-indikator pencapaian sasaran (performance indicator) untuk mengendalikan upaya-upaya-nya. Adapun penulis berpendapat bahwa teknik reward and punishment memiliki resiko negatif terhadap sinergi individu-individu yang diharapkan terjadi apabila budaya kerja kompetisi masih menjadi landasan dari peningkatan kesejahteraan dan kehormatan individu. Anda dapat membayangkan kekacauan yang terjadi apabila kompetisi internal organisasi terjadi ditengah dinamika laju-sengitnya tuntutan perubahan organisasi. Kondisi dimana atasan menghakimi bawahannya dengan istilah "Gagal" dan "Berhasil", padahal sang atasan tahu bahwa dia sendiri hanya menjalankan upaya tanpa jaminan keberhasilan.

Penulis kira, anda sudah dapat menebak arah penjelasan penulis dalam artikel ini, apalagi jika anda membaca artikel sebelumnya. Meniadakan faktor penghalang sinergi memerlukan kepemimpinan dan tabligh (baca artikel sebelumnya bagian Total Football & Tabligh). Salah satu hasilnya adalah self-motivation pada diri individu yang berlandaskan makna keberadaan terhadap lingkungan, suatu kesatuan kesadaran akan niat, tujuan, kondisi lingkungan, keahlian dan kemampuan diri, perlunya belajar dan berlatih secara berkelanjutan dan juga pembinaan ikatan antar individu dan rasa saling percaya. Sebut saja individu ini dengan istilah "profesional dewasa".

Secara berkelanjutan kepemimpinan harus secara konsisten menjelaskan dan mengingatkan organisasi tentang visi, misi dan nilai-nilai sebagai suatu strategy of higher purpose yang mana hal ini Insya Allah akan menghasilkan "profesional dewasa" secara satu persatu dalam organisasi. Apabila profesional tersebut anda kumpulkan dalam suatu ruangan dan anda tebarkan performance indicator, dengan sendiri nya individu-individu tersebut akan mengasosiasikan diri dengan indikator-indikator tersebut. Ia akam memilih indikator berdasarkan kesadaran akan kompetensi, kapabilitas dan kapasitasnya. Di saat yang sama satu sama lain akan berdiskusi tentang keterkaitan hasil dan upaya serta kebergantungan satu sama lain dalam mencapai sasaran. Profesional dewasa akan memilih stick & carrot nya sendiri. Profesional dewasa sadar bahwa batasan pangkat, jenjang dan kotak-kotak organisasi hanyalah suatu persepsi pembatasan yang pada situasi kondisi tertentu dapat diabaikan dengan menghormati formalitasnya.

Yang paling penting adalah pengelolaan terhadap ekspektasi. Profesional dewasa paham tentang kemampuan/keterbatasan diri serta kemampuan/keterbatasan rekannya. Ketika ia berjanji, ia menjanjikan upaya dengan kesadaran bahwa tidak semua faktor dapat dikendalikan, sehingga hasil suatu upaya adalah suatu berkah dari Yang Maha Kuasa. Dalam kondisi ini, keterbatasan sumber daya tidak mematahkan semangat. Upaya-upaya dilaksanakan secukupnya (tidak berlebihan) tanpa mengorbankan misi dan nilai-nilai, baik dalam konteks perusahaan maupun konteks diri. Ia tidak hanya mementingkan tercapainya sasaran pribadi tetapi juga dampak dari tercapainya sasaran tersebut terhadap rekan-rekan, lingkungan dan misi organisasi secara keseluruhan.

Tidak sesempurna yang digambarkan penulis dalam dua paragraph diatas. Dalam proses menjadi profesional dewasa, individu akan mendapat tantangan pemahaman dan pemikiran dari individu lain yang khawatir akan perubahan organisasi. Dalam menangani hal tersebut, manajemen dan profesional dewasa harus terus menerus secara konsiten menjelaskan makna keberadaan bagi individu-individu organisasi. Manajemen dan profesional dewasa harus tiada henti membimbing individu-individu untuk menjadi profesional dewasa bahkan dengan kesadaran bahwa menjadi dewasa adalah suatu pilihan diri.

Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui, bahwa tidak ada jalan lain kecuali bersabar ketika kita berupaya menjalani organisasi dalam lajunya perubahan. Bersabar untuk tetap dalam eksekusi upaya dan bersabar pada hantaman pertama kejadian-kejadian. Penulis berkeras bagi setiap pembaca yang sedang mengalaminya untuk tidak berputus asa. Dan penulis yakin bahwa keberuntungan salah satunya adalah hasil dari kesabaran.