Substansi Business Intelligence

Baru di tahun 2007, saya membaca suatu tulisan Business Intelligence (BI) yang disusun dalam perspektif non-IT oleh Scott Moeller & Chris Brady. Dalam tulisannya ia menyatakan bahwa BI adalah suatu hal yang sangat menentukan untuk survival dan sustainability perusahaan.

Dalam setiap situasi dan kondisi, manajemen suatu perusahaan secara berkesinambungan berintrospeksi tentang apa yang sedang dilakukan, apa yang akan akan dilakukan, dan apakah perusahaan sedang berjalan kesuatu arah yang aman/selamat bagi stakeholder dalam jangka panjang. Kebijakan dan keputusan yang berkualitas tentang hal ini sangat amat ditentukan oleh intelligence yang berkualitas.

Kutipan dibawah ini bermanfaat untuk pemahaman kita akan intelligence:

“It will not do to act without knowing the condition; and to know the condition is impossible without intelligence”

Menciptakan intelligence yang berkualitas, dilakukan dengan continuous improvement terhadap sesuatu yang disebut oleh Stafford Beer sebagai “System Four: The Intelligence System”. Beer menyatakan bahwa ada 5 fungsi yang harus ada dalam setiap organisasi apabila ia ingin survive:

1. System One: Operation
2. System Two: Coordination
3. System Three: Monitoring
4. System Four: Intelligence
5. System Five: Policy

Perlu juga dipahami bahwa kegagalan intelligence dapat terjadi, walaupun seluruh informasi tersedia, karena kurangnya analisa yang mana hal tersebut dibutuhkan untuk mengambil kebijakan atau keputusan.

Saya tidak setuju dengan pernyataan bahwa System Three: focus on Internal & Present dan System Four: focus on External & Future, karena kelima sistem tersebut menerima input informasi dari, dan memberikan output informasi kepada internal dan eksternal. Perlu disadari bahwa pengembangan sistem seringkali lebih focus on Internal & Present dan kurang focus on External & Future, dan perlu juga diakui Internal & Present lebih mudah dibanding External & Future.

Kalau bisa disebut ‘produk’, System Four menghasilkan output sebagai berikut:

1. Immediate intelligence; biasanya tersedia 24 jam, bersifat open source, no analysis, alert basis/daily briefing.
2. Continuing intelligence; suatu analisa regular yang tedokumentasi dalam suatu database penampungan informasi. Produk ini memerlukan monitoring secara konsisten terhadap internal, eksternal, tren, anomali dll yang berpengaruh terhadap survivability organisasi.
3. Technical Intelligence; biasanya organisasi mendekatkan diri pada lembaga-lembaga riset untuk terus dapat up-to-date terhadap perkembangan teknologi.
4. Analytical Intelligence; perlu dikembangkan indikator2 yang lengkap. Isinya adalah environment scanning (sektor, peraturan, politik, sosial). Sinyalemen dari lingkungan yang muncul kemudian diperiksa terhadap indikator yang sebelumnya dikembangkan. Untuk menghasilkan produk ini, perusahaan harus mengembangkan absortive capacity, yaitu kemampuan organisasi untuk mengetahui value dari informasi, mencerna-nya dan mengaplikasikan bagi perusahaan. Tidak kalah penting sebagai bagian dari produk ini adalah scenario planning.
5. Internal Intelligence Consulting; memasukkan analyst dalam tim proyek sehingga ia mampu memberikan input intelligence tepat waktu dan tepat guna.
6. Activated Intelligence; dilakukan atas permintaan client (internal) dan dibuat khusus untuk permintaan tersebut. Seringkali dibutuhkan ketika negosiasi/kerjasama/perjanjian sedang dilakukan.
7. Counter intelligence; mencakup aktifitas yang dilakukan untuk melindungi perusahaan agar damage bisa diminimalisir. Sebaiknya hal ini dilakukan atas output System Five. Walaupun sulit dikendalikan, sebelum produk ini di-distribusikan, harus dipikirkan matang-matang efek pantulnya (ricochet effect) agar tidak disesali kemudian.

System Four yang berkualitas dapat membedakan input informasi, dis-informasi (hasil counter intelligence) dan noise. Agar Produk intelligence berkualitas, inputnya harus bersih dari dis-informasi dan noise. Membersihkan input dari dis-informasi dan noise membutuhkan tenaga dan waktu, hal ini tidak perlu dipandang sebagai suatu biaya.

Walupun kita sadar bahwa External & Future intelligence adalah komponen yang substansial terhadap strategi perusahaan; menyakinkan organisasi agar ia mau memandang hal ini sebagai fungsi yang harus dijalankan, tidaklah mudah. Ini suatu permasalahan budaya organisasi, yang sering terlewat dalam Risk Assessment. Adapun perlu disadari potensi insentif intelektual yang didapat individu-individu organisasi apabila ia menjalankannya. Karena bukan biaya, investasi terbesarnya adalah kesabaran dan ketekunan.

 ‘The race for survival in this world is not to the strongest but to the most adaptive’.

Perusahaan dalam Perbaikan Lingkungan

Perusahaan adalah suatu badan hukum (bisa ada karena dilegalkan oleh suatu pemerintah negara) yang dibentuk sebagai wadah bagi pemiliknya untuk mengusahakan keuntungan dan pekerjanya untuk mengusahakan nafkah hidup. Dalam konteks sistem industri, perusahaan adalah gabungan dari man, money, machine, material dan method. Skala perusahaan dapat diukur dari berbagai macam sudut pandang, misalnya wilayah operasi, jumlah pekerja, besaran aset yang dikelola, pendapatan/sales/revenue tahunan dsb. Biasanya perusahaan memfokuskan diri pada suatu jenis/klasifikasi usaha; misalnya asuransi, perdagangan komoditas, pertanian, food and beverages, pertambangan, perbankan, telekomunikasi, teknologi informasi, pertambangan, kimia, transportasi dsb. Dari sudut pandang klasifikasi ini kemudian diambillah suatu kebijakan ekonomi makro oleh otorita. Betapapun mikro-nya, seorang pedagang nasi goreng gerobak juga dapat dianggap sebagai perusahaan.

Dalam perjalanan 2 dekade ini, kita telah menyaksikan berbagai kemalangan (misfortune) yang menjadi resultan ke-aktif-an dan/atau ke-nonaktif-an perusahaan. Kemalangan ini berbentuk seperti lenyapnya tabungan/investasi nasabah, kandungan racun kimia dalam bahan pangan dan air bersih, ancaman phk dalam skala massal dan fluktuasi pasokan dan harga bahan-bahan pokok. Disisi lain, perusahaan dengan keahlian yang pas sebetulnya juga dapat memilih untuk aktif mencegah banjir pemukiman kota tanpa invoice dalam kewajaran arus kas. Selain itu, perusahaan juga bisa memilih tidak riya' dalam melakukan CSR kepada masyarakat. Permasalahan yang dipaparkan diatas sebetulnya lebih sedikit tentang aturan pemerintah dan/atau desakan masyarakat, dan lebih banyak tentang kesadaran dalam diri pemilik, pimpinan dan profesional perusahaan bahwa bekerja adalah ibadah.

Tabligh intrasektoral dan intersektoral

Tabligh, adalah suatu predikat sikap dan sifat nabi-nabi. Tabligh dalam arti bahasa berarti menyampaikan dengan terang dan jelas. Di era ini, arti, pelaksanaan dan tujuan tabligh, menjadikan satu makna sinergi, knowledge management, organization development, keberanian, governed, teratur, konsisten, integritas, amal saleh, kekompakan, perbaikan diri, perbaikan cara dan perbaikan lingkungan. Bertabligh memfasilitasi terbentuknya indvidu yang membangun sistem, yang mana kemudian mengarah menuju suatu tujuan/visi. Bertabligh-pun memiliki tahapan; dimulai dengan penyampaian akan nilai-nilai (sosialisasi), kemudian tahapan pemikiran dan pemaknaan (internalisasi), kemudian merubah pemikiran dan pemaknaan tersebut menjadi aktivitas nyata melalui latihan kerja (pembentukan), kemudian dilanjutkan dengan pengarahan aktivitas kepada hasil; yaitu penyusunan barisan, koordinasi dan kontrol aktivitas (strukturalisasi). Yang kelima adalah mengarahkan hasil pada tujuan (operasionalisasi).

[Diagram Big Change Dynamics by Sector oleh Steve Waddell]

Marilah kita simak diagram diatas yang ditulis dalam buku Societal Learning and Change oleh Steve Waddell. Dari diagram dapat kita fahami bahwa kita hidup sebagai profesional dalam suatu market system, sebagai warga negara dalam suatu state system dan sebagai masyarakat biasa dalam suatu civil society. Masing-masing sektor mempengaruhi satu sama lain dan juga di didalam sektor itu sendiri. Pengaruh ini dapat berperan secara positif maupun negatif terhadap stabilitas sektor. Kenyataan lapangan memang lebih kompleks dari tiga sektor yang tergambar dalam diagram diatas, dimana sektor juga bisa dipandang dari sudut pandang bidang/jenis usaha, disiplin ilmu, geografis, demografis dan psikografis. Diagram diatas hanya dipergunakan untuk memulai pemikiran dan memahami makna intersektoral dan intrasektoral.

Sampai bagian ini, penulis berharap pembaca dapat memahami istilah tabligh intersektoral dan intrasektoral, dengan preferensi penggunaan kata tabligh dan bukan sinergi, kerjasama atau kooperasi karena makna tabligh yang lebih mengena dan selaras dengan artikel ini.

Pengorganisasian dan Struktur

Ada 2 jenis usaha yang secara rasional dapat mengupayakan tabligh intersektoral dan intrasektoral secara formal, organisasi itu adalah konglomerasi usaha dan lembaga keuangan. Selain itu tabligh intersektoral juga diupayakan oleh pemerintah negara dan organisasi masyarakat. Dari sudut pandang bottom-up (mikro), perusahaan UKM-pun dapat mengupayakannya dalam interaksinya dengan perusahaan lain, institusi pemerintah terkait serta aktifnya insan perusahaan dalam sektor sosial kemasyarakatan. Dari pandangan top-down maupun bottom-up, dalam ber-tabligh para pihak diharapkan dapat mengkombinasikan unique strength dan meng-offset weakness, sehingga mengoptimalkan manfaat sosial secara lebih luas.

[Diagram Society Learning & Change Structure oleh Steve Waddell]

Steve Waddell juga memaparkan bahwa society learning and change (SLC) dilakukan dengan inisiatif berbasis network. Setiap tipe network menentukan kemampuan network menghasilkan output dan juga menentukan tingkat/jenis keahlian yang dibutuhkan dalam mengelolanya. Proses utama didalam network mencakup pergerakan dalam pendayagunaan data --> menjadi informasi --> menjadi knowledge --> menjadi hikmah --> kemudian menjadi aksi yang memberikan dampak pada lingkungan. Sebagai penguraian, berbagai tipe network didaftarkan oleh Steve Waddell berdasarkan proses, dari yang paling sederhana ke yang paling kompleks, daftar tersebut adalah sebagai berikut:

• INFORMATION NETWORK This is the most often what people think of when they think of a 'network'. Through it, participants share information about a common interest, with bonus on them to do so. It does not develop a common agenda.
• KNOWLEDGE NETWORK The goal is to produce new knowledge, skills and tools for those in the network. It has a defined research agenda, and participation allows sharing costs and enhancing access to data.
• COMMUNITY OF PRACTICE Participants share and developed information, knowledge, wisdom and capacity. This requires deep dialogue, open sharing and self-organized, joint-action development agenda. Benefits of participation include much more rapid development of solid an robust answers to questions and common interest.
• TASK NETWORK When people want to undertake a specific task that requires diverse resource and co-ordination of action, they may form a network that dissolves after completion.
• PURPOSEFUL NETWORK Often an issue requires ongoing attention by a group of people or organization, and they come together to co-oordinate their action, they may form a network that dissolves after completion.
• SOCIETAL CHANGE NETWORK This type of network produces SLC among members who are inter sectoral. The members are issue stakeholders, who undertake deep dialogue and open sharing, and collectively co-ordinate and synergistic action. The change requires their collective competence and networks.
• GENERATIVE CHANGE NETWORK SLC is also produced by this type of network, but the goal is to generate innovation/change/action beyond the participant boundaries. The work is done for network members and those beyond – expanding participation and influence is important. Again, it requires deep dialogue and open sharing, and collective coordinated an synergistic action. The work is done collaboratively because it requires collective competences and scales.

Pengklasifikasian diatas dapat dijadikan referensi, namun jangan sampai membelenggu upaya perbaikan lingkungan dan terjebak dalam kalam definisi. Karena pada semestinya, jiwa kebersamaan dan gotong royong adalah suatu suratan bagi yang meyakini, lagi pula pahit-getirnya individualisme telah dan sedang dirasakan. Klasifikasi diatas dapat dihormati sebagai simplifikasi kenyataan lapangan untuk menjadi suatu penerangan bagi yang kurang faham. Ambil saja intisari pesan baiknya, “bahwa perbaikan lingkungan (1) membutuhkan sumber daya kolektif dari banyak stakeholder (2) pelaksanaannya tidak boleh semrawut dan (3) harus didasarkan atas hubungan saling percaya antar stakeholder agar deep dialogue, open sharing serta collectively coordinated and synergistic action dapat direalisasikan”. Sebagai akhir pesan di bagian ini, perlu pembaca fahami, bahwa kedudukan aturan klasifikasi diatas adalah rendah… sangat dan jauh lebih rendah dibandingkan firman Allah dibawah ini:

Verily, Allah loves those who fight in His Cause in rows (ranks)
as though they were a (single) structure joined firmly.

[Al Quran, surat ke-61: As Saf, ayat 4; dari terjemahan Muhsin Khan dan Sahih International]

… dan demikian juga sangat rendahnya kedudukan artikel-artikel penulis dibandingkan dengan firman Allah. Oleh karenanya janganlah kemudian karangan penulis, ataupun klasifikasi Steve Waddell dijadikan kekangan dalam berbuat baik.

Sabar, Merdeka dan Produktif

Setiap negri dihadapkan pada resiko mubazirnya sumber daya akibat ketidakselarasan proyek-proyek intersektoral dan intrasektoral. Terjadinya resiko kemudian biasanya dilanjutkan dengan drama tunjuk menunjuk antara calon kambing hitam di dalam dan/atau di luar negri. Wadah formal intersektoral yang niat awalnya adalah sarana kerjasama dalam membangun insan dijadikan sasana kompetisi dan penguasaan oleh individu perusahaan. Kecenderungan ini-pun terjadi di dalam wadah informal intrasektoral (tanpa menafikkan pentingnya sosialisasi/silaturahmi).

Kondisi diatas mengakibatkan tidak kondusifnya kerjasama karena permasalahan trust, akibatnya... apa boleh buat... masukan dan keluaran wadah harus dibersihkan dahulu agar dapat diketahui mana yang informasi, dis-informasi dan noise, sebelum menterjemahkannya dalam melaksanakan aksi. Pembersihan ini memakan waktu dan tenaga, karena pengupayaannya adalah melalui pengecekan langsung ke lapangan, diskusi dengan berbagai stakeholder di penjuru negri, gerilya di warung-warung kopi dan working level, penyusunan ulang data-data dan informasi berikut analisa serta sintesis-nya, permintaan kesaksian konfirmasi dari penerbit informasi yang berintegritas didalam wadah, dsb. Namun demikian, hal ini jauh lebih baik dibandingkan menelan mentah-mentah kesimpulan top-down yang dibuat berdasarkan data yang korup dan/atau tenaga ahli yang tidak sungguh-sungguh bekerja. Mendasarkan aksi pada informasi yang sah secara de jure tidak akan membuat anda masuk penjara, namun penulis berharap pembaca dapat merasakan suatu kenikmatan hidup dan senyum bahagia ketika melaksanakan aksi berdasarkan informasi yang terkonfirmasi secara de facto. Besar kemungkinan kondisi dapat menjadi lebih baik apabila pemimpin dan profesional menimbang manfaat dan mudarat secara ekosistem, dibandingkan sekedar menjalankan formalitas atau melaksanakan keputusan impulsif.

Amanah negri dan lingkungan mudah terlupakan oleh profesional peniti karir dan pengusaha peniti laba, walaupun satu dekade lalu ia memulainya dengan suatu niatan suci. Kemudian kita temukan individu-individu tersebut sedang asyik ditengah kompetisi, harga diri, jalan pintas relasi dan akumulasi kemewahan… malas belajar tetapi khawatir tergilas "rekan" dan zaman. Untuk pertama kalinya dalam blog ini, penulis menyertakan firman-firman Allah dalam artikelnya, Insya Allah menjadi efektif dalam meningkatkan pemahaman dan kesadaran. Berharap intisari peringatan dapat masuk bersemayam dalam ingatan, pikiran dan hati... tanpa pupus harapan, bahwa Insya Allah individu yang khawatir dan terlengahkan dapat sadar sehingga berganti hobi asyik menikmati tabligh, menggali knowledge, beramal saleh, lengkap dengan pertempuran hati dan ujian sabar atas terjadinya hantaman-hantaman jiwa dalam perjalanan.

The craving for ever-greater worldly gains and to excel others

in that regards keeps you occupied 
(diverts you from more serious things), 
until you visit your graves. 
But, nay, you soon shall know (the reality). 
Again, you soon shall know! 
Nay, were you to know with certainty of mind

(what your attitude will lead to, 
you would never have acted the way you do).

You shall certainly see Hell Fire! 
Again, you shall see it with certainty of sight.

Then shall you be questioned that Day about the joy 
(you indulged in)!

[Al Quran, surat ke-102, At Takasur; dari terjemahan Yusuf Ali & Maulana Maududi]

Memerdekakan diri juga berarti sabar/tabah/tekun atas tabir produktifitas dan pengekangannya. Yang paling awal perlu dibahas adalah tentang norma predikat tenaga ahli dan kampiun industri. Pendalaman keahlian teknis dalam suatu bidang ilmu dan keahlian non-teknis industri mutlak untuk lebih terjaminnya penyelesaian permasalahan kerja. Namun fokus tadi tidak berarti kita mengeksklusifkan diri dari mempelajari bidang lain atau bercengkerama dengan sektor lain. Sangat terkait dengan peringatan dalam At-Takatsur, paradigma predikat menjebak dan membelenggu diri sehingga menghalangi tabligh intersektoral dan intrasektoral.

Yang berikutnya perlu dibahas adalah tentang pengekangan produktifitas dari kualitas kerja dalam setiap man-hour, yang mana kualitas adalah cermin dari bekerja sungguh-sungguh. Untuk mengekangnya, kompetisi dapat bekerja kedalam sistem dan pola berpikir untuk membuat perasaan sedih dan khawatir yang menyebabkan insan profesional berkonsentrasi hanya pada satu hal saja dan terpalingkan dari hal-hal lain yang juga penting, sehingga mengganggu efektifitas dan efisiensi sistem secara keseluruhan. Selain kompetisi, kejadian kehidupan secara alamiah juga dapat mengakibatkan hilangnya konsentrasi. Karena sudah menjadi suatu kepastian bahwa perasaan sedih dan khawatir akan menghampiri sepanjang kehidupan ini, maka kesabaran dan ketabahan Insya Allah akan manjur dalam menghadapinya. Tidak lengkaplah pertahanan ini tanpa adanya ketekunan penyelesaian masalah, mempelajari sebab-musabab relung-relung permasalahan, pikiran dan hati dalam rangka mencari hikmah. Sedangkan atas terjadinya hantaman-hantaman, karena memang sudah terjadi, keikhlasan akan sangat membantu menawar hati.

Siskamling Intelektual

Apabila pembaca meng-google kata "siskamling", pembaca akan temukan tulisan Muh. Arif Billah. SH dari kota Probolinggo tertanggal April 2010. Dalam tulisannya ia mengatakan, “Kebiasaan dan budaya warga 10 tahun silam yang dilakukan secara gotong royong oleh warga semakin memudar karena kesibukan dan mulai menurunnya nilai-nilai kebersamaan serta menguatnya rasa individualisme. Siskamling yang dahulu peran aktif warga berubah menjadi tugas satpam lingkungan, kebiasaan ronda nyaris tidak terdengar lagi. Pos ronda sekarang sudah beralih fungsi menjadi tempat nongkrong sore atau tempat jualan nasi pecel di pagi hari".

Menambahkan tulisan Muh. Arif Billah, peran siskamling tidak hanya untuk mencegah maling dan teroris dalam konteks teritorial, tetapi juga sebagai suatu konsep dalam kebersamaan melanggengkan lingkungan yang aman dan tentram multi-sektoral. Siskamling mencegah terjadinya resiko hazzard (ATHG: ancaman, tantangan, hambatan dan gangguan) terhadap lingkungan. Siskamling dilaksanakan berdasarkan kesadaran diri insan profesional dan dilakukan dengan pendekatan di unit yang kecil. Apabila 10 tahun silam unit yang kecil tadi adalah keluarga dan lingkungan, maka sekarang dapat diperkuat dengan unit kerja, bidang ilmu dan sektor industri dimana kita mencari nafkah. Selanjutnya ketika bencana datang, siskamling akan menjadi garda terdepan dalam antisipasi dan menyadarkan warga ketika terlelap. Tidak hanya tugas prajurit yang harus menyadarkan warga untuk menjaga kedaulatan, siskamling-pun ikut berperan dalam wujud konsep bersiap-siaga di perbatasan teritorial geografis dan non-geografis negri. Insya Allah tercipta rasa bahu-membahu dari sebuah siskamling.

O you who believe! Endure and Perserve in patience and constancy; 
vie in such endurance and perseverance, remain steadfast and strenghen each other;

and fear Allah; that you may be successfull

[Al Quran, surat ke-3: Ali Imran, ayat 200; dari terjemahan Yusuf Ali dan Shakir]

Atas perintah dan alasan logika tadi, maka menjadi kewajiban bagi insan profesional untuk saling berbagi kesadaran, hikmah, ilmu dan pengetahuan (knowledge sharing and prosuming). Adapun dalam rangka siskamling sedapat mungkin profesional awas terhadap knowledge trading karena berpotensi menjadi suatu intangible liability yang melemahkan (baca: utang budi). Mengelola hubungan dalam sharing membutuhkan suatu governance yang berdasarkan hubungan saling percaya. Dalam hubungan tersebut, satu sama lain wajib menghormati jerih upaya pihak yang memproduksi knowledge sebagai pemberi solusi, dan menghargai kebutuhan pihak yang mengkonsumsi knowledge sebagai pengguna solusi. Penghormatan dan penghargaan ini tidak berarti memaksakan intellectual property, agar supaya insan negri dapat semakin merdeka, kuat kesabarannya dan produktif.

Penanganan ATHG (ancaman, tantangan, hambatan dan gangguan) lingkungan dalam siskamling intelektual sangat terkait dengan penanganan kezaliman penyalahgunaan amanah knowledge. Secara konsisten insan profesional dapat saling mengingatkan dan menyadarkan akan dampak penyalahgunaan sebagai pencegahan. Apabila sebelumnya pernah terjadi, mungkin terjadi karena kurangnya tabligh didalam atau diantara sektor. Untuk mendeteksi dan mencegahnya, insan profesional tidak boleh malas belajar dan terus mengaji secara berkelanjutan untuk mencari hikmah. Ada kalanya insan profesional perlu bersikap tegas namun tidak berlebihan untuk menghambat dan meniadakan suatu tabiat yang berakibat buruk bagi lingkungan.

By (the Token of) Time (through the ages),

Surely man is indeed in (sheer) loss,

Except the ones who have believed, and done righteous deeds,

and enjoin each other to the Truth, and enjoin each other to patience/steadfast.

[Al Quran, surat ke-103: Al Asr; dari terjemahan Yusuf Ali dan Dr Ghali]

Tidak tanpa resiko, setiap pelaksana siskamling intelektual juga akan berhadapan dengan prasangka buruk, kecurigaan dan kedengkian. Karena tidak populer, siskamling intelektual juga mungkin menerima resiko sosial seperti pengasingan, celaan dan ejekan, ditambah dengan resiko lain secara fisik dan finansial. Namun demikian, pelaksana dapat menjadikan siskamling intelektual membahagiakan dengan mengikhlaskan keberadaan ATHG dan tersedianya sasana penguatan sabar. Tidak kurang pula pertempuran yang terjadi didalam diri pelaksana, sehingga ia harus konsisten menyapu bersih resultan negatif pemikiran pembanding materialisme. Kemudian selanjutnya dibarengi pengemisan ampun atas kekhilafan kepada Allah SWT dan memohon bantuanNya dalam mengendalikan nafsu. Dalam kesadaraan bahwa Allah-lah penguasa atom pembentuk materi dan medan elektro-magnet di bumi serta angkasa raya. Seluruh materi di bumi dan angkasa raya bertasbih memuji Allah. Dan Allah pula lah zat yang membolak-balikkan hati. Oleh karenanya pelaksana siskamling memohon bantuanNya.

Pelaksana siskamling tidak perlu merasa rendah diri maupun tinggi hati karena kecil-besarnya kedudukan dalam perusahaan atau karena rendah-tingginya kedudukan secara pendidikan, karena sejatinya siskamling adalah aktifitas warga. Siskamling tidak mengenal kasta ataupun dinding pembatas divisi oleh karenanya dapat dilakukan top-down, bottom-up maupun sideways dalam tabligh.

Siskamling intelektual perlu dilakukan optimal, tanpa mengabaikan siskamling lain, terutama di sekitar rumah dan keluarga. Selain bekerja untuk mencari nafkah, insan profesional juga memiliki kewajiban mengurus keluarga secara non materiil. Tidak hanya tentang adanya kecukupan materi dan liburan bersama, dibalik pengupayaan mengurus keluarga dan dinamikanya... ada karunia yang tidak kalah besarnya dibandingkan dikantor. Berhasil tidaknya insan profesional dikaruniai anak/istri/suami yang saleh bukanlah semata-mata karena pengupayaan insan atau penerapan logika-logika psikologi, namun sesungguhnya merupakan karunia dan ketentuan dari Allah SWT.

By the Glorious Morning Light, 
and by the Night when it is still,

Your Guardian Lord has not forsaken you, nor is He displeased,

Surely what comes after will be better for you than the present,

Verily Your Guardian Lord will give you all-good 
so that you will be well-pleased

Did he not found as an orphan and give you shelter?

Did he not found you lost and give you guidance?

Did he not found you in need and give sufficiency?

Therefore, do not treat the orphan with harshness

Nor repulse the petitioner (unheard/seeker of knowledge)

And for all the good that your Lord blessed you with, do announce…

[Al Quran, surat ke-93: Ad Dhuhaa; dari terjemahan Yusuf Ali dan Dr Ghali]

Penutup

Melalui tulisan ini penulis memang melakukan suatu pemaparan persuasif kepada pembaca, dalam kaitannya agar sumbangsih insan profesional perusahaan, sebetapa besar-kecilnya, untuk perbaikan lingkungan. Sebagai penutup, marilah kita simak pesan/sabda peninggalan Rasul Allah, Nabi Muhammad Shallallahu’alaihi Wasallam:

Sungguh jika seorang muslim (insan yang berserah diri kepada Allah) berinteraksi dengan masyarakat dan sabar atas hal-hal yang menyakitkan dari mereka (akibat interaksi), lebih baik daripada seorang muslim yang tidak berinteraksi dengan masyarakat dan tidak sabar atas hal-hal yang menyakitkan dari mereka.

[HR. at-Tarmidzi, no. 2431/no. 2507]

Dalam kerendahan upaya penulis, teriring salam bagi pembaca:
“Walbillahi taufik wal hidayah”…

Organisasi dalam Laju Perubahan

Organisasi adalah suatu social arrangement yang memiliki sasaran-sasaran bersama, mengendalikan pencapaiannya sendiri dan memiliki suatu batasan yang memisahkannya dari lingkungan. Asal katanya adalah organon (bahasa Yunani). Perusahaan sebagai entitas adalah suatu organisasi.

Dalam perjalanannya perusahaan akan mendapat tantangan dari lingkungan, baik itu berupa opportunity atau threat. Organisasi, dalam menghadapi tantangan lingkungan, akan beradaptasi untuk mempertahankan atau memperkuat eksistensinya. Adaptasi organisasi terhadap tantangan lingkungan pada esensinya adalah perubahan terhadap apa yang sudah menjadi kebiasaan dalam organisasi tersebut. Dalam kesadaran bahwa perubahan dalam lingkungan adalah sesuatu dinamika yang terus menerus terjadi, maka perubahan dalam organisasi adalah sesuatu yang telak terjadi dalam perjalanan perusahaan.

Adapun dalam proses adaptasi, seperti dalam implementasi sistem manajemen dan informasi, hampir setiap kali ditemukan resistensi terhadap sistem yang baru. Resistensi ini datang dari individu-individu organisasi yang menentang atau meragukan sistem yang baru dengan berbagai alasan, walaupun telah nyata bahwa lingkungan menuntut organisasi untuk beradaptasi.

Mengutip dari artikel penulis tentang perbaikan proses bisnis di Juli 2007: "Dari sudut pandang yang kurang enak… perbaikan proses berarti perubahan terhadap sistem, proses dan aktifitas yang saat ini sedang berlaku di organisasi kita. Banyak yang bilang bahwa perubahan kurang disukai oleh banyak orang, adapaun perlu kita sadari bahwa berubah untuk kebaikan adalah sesuatu yang baik."

Individu yang Khawatir dan Berlaku Adil

Berbicara dari sudut pandang individu, tantangan perubahan dapat diinterpretasikan menjadi hilangnya suatu kenyamanan akan kemapanan. Individu tersebut sudah biasa/nyaman dalam menjalankan pekerjaan yang sudah tercantum dalam perjanjian kerja/job desc. Kedudukan dan pangkatnya menyatu dengan pribadinya dan dicerminkan dilingkungan bisnis dan rumah. Take home pay, bonus, komisi dan berbagai fasilitas sudah lock-in dengan rencana/proyeksi pribadi untuk nafkah dan penghidupan keluarga di rumah, yang juga terinci dalam standar gaya hidup yang saat ini dijalankan. Bisa dikatakan bahwa individu ini sudah memiliki a stable job and a guaranteed good life, dan status itupun sudah dijadikan satu dengan kehormatan diri dan keluarga. Bagi individu tersebut, perubahan organisasi adalah suatu masalah besar bahkan dapat bisa dianggap sebagai suatu ancaman terhadap kehidupan pribadi. Perubahan organisasi akan merubah tuntutan kerja (job desc/perjanjian kerja) yang apabila ia tidak berhasil dalam menjalankannya, maka akan berubah pula kedudukan, pangkat, nafkah dan penghidupan. Dalam tuntutan kerja baru, ia harus belajar hal-hal baru, meng-internalisasi paradigma baru. Sebetulnya ia hanya terkecoh sehingga terlambat dalam membaca perubahan lingkungan karena ia tidak betul-betul faham akan visi, misi dan nilai-nilai organisasi. Mungkin ia kurang faham akan visi, misi dan nilai-nilai hidup pribadinya dan bagaimana hal itu dapat selaras dengan visi, misi dan nilai-nilai organisasi tempat ia berkarya.

Dari kaca mata manajemen, terlambatnya organisasi dalam beradaptasi juga menimbulkan masalah organisasi. Manajemen meng-introduce perubahan dengan kelajuan yang super cepat, sehingga mengandung resiko kelabakan bagi individu-individu dalam organisasi. Struktur dan sistem birokrasi dalam perusahaan dirubah dengan cepat. Dalam kelabakan, individu-individu dalam organisasi bisa menganggap diperlakukan tidak adil atau manajemen berlaku zalim. Dalam konteks organisasi, anggapan perlakuan tidak adil dan zalim dapat kita maklumi. Manajemen harus sadar bahwa individu tersebut saat ini bekerja dengan kontrak kerja yang lama, yang disepakati pada kondisi sebelum hadirnya tuntutan perubahan. Dalam kontrak kerja tersebut, upah dari kerja tidak hanya materiil tapi juga termasuk pangkat, jabatan dan status sosial. Akselerasi tuntutan kerja dalam percepatan adaptasi organisasi bukan semata-mata salah dari individu tersebut, tapi juga kesalahan manajemen yang terlambat dalam beradaptasi terhadap perubahan lingkungan.

Inovatif dalam Menyusun Barisan

Lantas… bagaimana apabila individu yang menduduki jabatan tersebut tidak cukup kompeten dan capable dalam menjawab tuntutan kerja baru? Jawaban orang pada umumnya adalah "Ganti/PHK/minta resign saja… cari yang kompeten dan capable!". Penulis sependapat bahwa apabila CEO/Dirut yang bermasalah maka sebaiknya digantikan pemimpin yang lebih mampu membawa organisasi kepada visi, menjalankan amanah misi, menjaga eksekusi kerja organisasi sesuai dengan nilai-nilai organisasi. Untuk selain si pemimpin… penulis punya pendapat yang tidak umum.

Hal yang pertama yang perlu kita perhatikan adalah pertanyaan "Apakah dengan hadirnya tuntutan kerja baru, kerja yang dihasilkan oleh tuntutan kerja lama menjadi hilang?" Apabila jawabannya adalah tidak, maka individu tersebut masih bisa menghasilkan nilai dari pekerjaan yang dituntut oleh kontrak kerja lama.

Hal yang kedua yang perlu kita perhatikan adalah proses tentang bagaimana suatu permasalahan terselesaikan atau sebuah peluang usaha terealisasi menjadi bisnis dalam organisasi. Walaupun struktur organisasi bersifat hirarki yang berbentuk piramida, permasalahan terselesaikan dan/atau peluang terealisasi atas dukungan individu-individu dalam organisasi yang bersinergi (Silahkan baca buku-buku hasil pengamatan budaya kerja Google).

Hal yang ketiga yang perlu juga diperhatikan adalah bahwa organisasi di perusahaan-perusahaan multinasional saat ini sudah tidak mengikuti norma-norma yang didengung-dengungkan oleh ahli manajemen di tahun 80-an yang meng-kotak-kotak-an organisasi di era industrialisasi. (Silahkan baca artikel-artikel McKinsey & Co).

Hal yang keempat adalah bahwa apabila individu-individu sudah ikhlas akan substansi pentingnya perubahan dan berorientasi tujuan, maka dengan kepemimpinan: individu-individu tersebut akan belajar dalam rangka meningkatkan kompetensi dan kapabiltasnya, individu-individu tersebut akan berlatih dan memposisikan diri untuk memberikan kontribusi positif. Besar harapan individu-individu akan membangun kapasitas, berupaya dan bersinergi serta self-organizing dalam mencapai sasaran-sasaran.

Membangun Sistem Berbasis Motivasi Diri

Untuk memotivasi individu-individu dalam organisasi, perusahaan saat ini menggunakan suatu teknik reward and punishment yang dibebankan kepada individu-individu agar sasaran-sasaran dapat tercapai. Kita tahu bahwa organisasi membutuhkan indikator-indikator pencapaian sasaran (performance indicator) untuk mengendalikan upaya-upaya-nya. Adapun penulis berpendapat bahwa teknik reward and punishment memiliki resiko negatif terhadap sinergi individu-individu yang diharapkan terjadi apabila budaya kerja kompetisi masih menjadi landasan dari peningkatan kesejahteraan dan kehormatan individu. Anda dapat membayangkan kekacauan yang terjadi apabila kompetisi internal organisasi terjadi ditengah dinamika laju-sengitnya tuntutan perubahan organisasi. Kondisi dimana atasan menghakimi bawahannya dengan istilah "Gagal" dan "Berhasil", padahal sang atasan tahu bahwa dia sendiri hanya menjalankan upaya tanpa jaminan keberhasilan.

Penulis kira, anda sudah dapat menebak arah penjelasan penulis dalam artikel ini, apalagi jika anda membaca artikel sebelumnya. Meniadakan faktor penghalang sinergi memerlukan kepemimpinan dan tabligh (baca artikel sebelumnya bagian Total Football & Tabligh). Salah satu hasilnya adalah self-motivation pada diri individu yang berlandaskan makna keberadaan terhadap lingkungan, suatu kesatuan kesadaran akan niat, tujuan, kondisi lingkungan, keahlian dan kemampuan diri, perlunya belajar dan berlatih secara berkelanjutan dan juga pembinaan ikatan antar individu dan rasa saling percaya. Sebut saja individu ini dengan istilah "profesional dewasa".

Secara berkelanjutan kepemimpinan harus secara konsisten menjelaskan dan mengingatkan organisasi tentang visi, misi dan nilai-nilai sebagai suatu strategy of higher purpose yang mana hal ini Insya Allah akan menghasilkan "profesional dewasa" secara satu persatu dalam organisasi. Apabila profesional tersebut anda kumpulkan dalam suatu ruangan dan anda tebarkan performance indicator, dengan sendiri nya individu-individu tersebut akan mengasosiasikan diri dengan indikator-indikator tersebut. Ia akam memilih indikator berdasarkan kesadaran akan kompetensi, kapabilitas dan kapasitasnya. Di saat yang sama satu sama lain akan berdiskusi tentang keterkaitan hasil dan upaya serta kebergantungan satu sama lain dalam mencapai sasaran. Profesional dewasa akan memilih stick & carrot nya sendiri. Profesional dewasa sadar bahwa batasan pangkat, jenjang dan kotak-kotak organisasi hanyalah suatu persepsi pembatasan yang pada situasi kondisi tertentu dapat diabaikan dengan menghormati formalitasnya.

Yang paling penting adalah pengelolaan terhadap ekspektasi. Profesional dewasa paham tentang kemampuan/keterbatasan diri serta kemampuan/keterbatasan rekannya. Ketika ia berjanji, ia menjanjikan upaya dengan kesadaran bahwa tidak semua faktor dapat dikendalikan, sehingga hasil suatu upaya adalah suatu berkah dari Yang Maha Kuasa. Dalam kondisi ini, keterbatasan sumber daya tidak mematahkan semangat. Upaya-upaya dilaksanakan secukupnya (tidak berlebihan) tanpa mengorbankan misi dan nilai-nilai, baik dalam konteks perusahaan maupun konteks diri. Ia tidak hanya mementingkan tercapainya sasaran pribadi tetapi juga dampak dari tercapainya sasaran tersebut terhadap rekan-rekan, lingkungan dan misi organisasi secara keseluruhan.

Tidak sesempurna yang digambarkan penulis dalam dua paragraph diatas. Dalam proses menjadi profesional dewasa, individu akan mendapat tantangan pemahaman dan pemikiran dari individu lain yang khawatir akan perubahan organisasi. Dalam menangani hal tersebut, manajemen dan profesional dewasa harus terus menerus secara konsiten menjelaskan makna keberadaan bagi individu-individu organisasi. Manajemen dan profesional dewasa harus tiada henti membimbing individu-individu untuk menjadi profesional dewasa bahkan dengan kesadaran bahwa menjadi dewasa adalah suatu pilihan diri.

Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui, bahwa tidak ada jalan lain kecuali bersabar ketika kita berupaya menjalani organisasi dalam lajunya perubahan. Bersabar untuk tetap dalam eksekusi upaya dan bersabar pada hantaman pertama kejadian-kejadian. Penulis berkeras bagi setiap pembaca yang sedang mengalaminya untuk tidak berputus asa. Dan penulis yakin bahwa keberuntungan salah satunya adalah hasil dari kesabaran.

Merancang Sistem Informasi bagi Knowledge Worker

Dalam keilmuan Knowledge Management, pekerja dan manajer yang memberi kontribusi secara signifikan terhadap kekayaan intelektual suatu organisasi disebut knowledge worker. Adapun dalam prakteknya, bahkan hampir setiap pekerja mengkontribusikan keahlian, ilmu dan pengetahuannya bagi organisasi sebagai jasanya. Nilai tambahnya adalah apabila keahlian, ilmu, pengetahuan, trik-trik menjalankan tugas dan menyelesaikan permasalahan tersebut didokumentasikan/direkam untuk dapat digunakan di kemudian hari oleh rekan kerja lainnya. Apabila kita simak, proses ini adalah kegiatan berbagi knowledge. Mengenai imbalan yang diberikan kepada pekerja yang merekam knowledge-nya adalah suatu pekerjaan rumah bagi Knowledge Organization untuk mengatasi hambatan “budaya menyimpan knowledge untuk diri sendiri”. Pendokumentasian/Perekaman knowledge dikenal dengan ”knowledge externalization”.

Dilihat dari sudut pandang lain, knowledge worker memanfaatkan informasi hasil rekaman knowledge rekan kerjanya sesuai dengan konteks kebutuhannya. Dalam praktek, budaya menyuruh kita untuk menerapkan “malu bertanya sesat dijalan”, disinilah letak kegunaan handphone, email, chatting sebagai teknologi pendukung “pencarian informasi”. Alternatif lain adalah untuk mencari informasi dari media-media cetak seperti buku, koran ataupun media elektronik seperti internet. Selain daripada itu ada medium lain untuk mendapatkan informasi, misalnya melalui training dan seminar. Proses mengkonsumsi informasi ini disebut “belajar/learning” atau bahasa canggihnya ”knowledge internalization”. Media-media tersebut semuanya memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, adapun yang pasti adalah bahwa pekerja membutuhkan informasi untuk menjalankan tugas dan menyelesaikan permasalahan kerjanya.

Dari dua paragraf diatas dapat kita simpulkan bahwa knowledge worker dalam setiap situasi produce dan consume knowledge, oleh karena itu ia disebut Knowledge Prosumer.

Bagi knowledge worker, sistem informasi sangat dibutuhkan ketika ia memiliki kebutuhan mendesak untuk meng-consume suatu data/informasi/knowledge dalam menyelesaikan pekerjaan. Semakin cepat ia dapat menemukannya, semakin cepat pula ia dapat menyelesaikan pekerjaannya. Semakin cepat suatu pekerjaan selesai, semakin cepat pula suatu proses bisnis organisasi, alhasil semakin baik pula organisasinya… dan seterusnya…

Sistem Informasi dirancang dengan metodologi dan panduan yang membutuhkan masukan dalam bentuk kebutuhan informasi pengguna. Adapun kebutuhan informasi pengguna adalah kebutuhan informasi saat ini, kurang mengantisipasi kebutuhan masa datang karena memang kebutuhan dan permasalahan masa datang, walaupun dapat dinyatakan, bersifat samar-samar untuk digambarkan dengan metodologi dan panduan yang ada. Disisi lain metodologi atau panduan perancangan sistem informasi cenderung membuat kita mengikutinya seperti robot tanpa memahami latar belakang atau tujuan dari kebutuhan pengguna sistem informasi tersebut. Ketika sistem informasi selesai dibangun, ia tidak sesuai seperti harapan pengguna karena tidak merefleksikan mental model pengguna. Pada saat yang sama, pengguna juga sudah memiliki kebutuhan-kebutuhan informasi baru. Siklus ini memang akan terus berlanjut, adapun kita dapat menjembatani kesenjangan yang terjadi secara berkesinambungan.

Apabila kita simak Six Senses dari buku Whole New Mind karya Daniel H. Pink, ia menceritakan tuntutan era baru ini . Dalam pandangan saya setiap senses ini memang merupakan landasan berfikir dalam merancang sistem informasi masa kini:

1. Not just function but also DESIGN
2. Not just argument but also STORY
3. Not just focus but also SYMPHONY
4. Not just logic but also EMPHATY
5. Not just seriousness but also PLAY
6. Not just accumulation but also MEANING

Agar dapat menghasilkan produk sistem informasi yang lebih baik dan tahan lama, perancang sistem informasi harus mengubah pola pikirnya yang dominan berdasarkan logika semata. Perancang perlu memahami sistem informasi lebih dalam daripada metodologi atau panduannya. Ia perlu lebih berempati kepada pengguna dan pada dirinya sendiri. Ia perlu meningkatkan peran otak kanannya agar dapat menyeimbangkan dengan peran otak kirinya. Meningkatkan EQ menyeimbangkan dengan IQ. Ia harus menjadi arsitek yang menghormati pekerjaan pengembang. Ini lah tuntuan era baru ini, era Globalisasi... era Knowledge Economy.

Simaklah dua gambar dalam tulisan ini, dan kita dapat memahami tuntutan perancang sistem informasi bagi knowledge worker sebagai creators and emphatizer.

Sebagai suatu hasil perenungan sebagai seorang perancang, saya dapat berkata bahwa apabila ke-enam senses ini kita terapkan dalam perancangan sistem informasi, maka sistem informasi yang dihasilkan akan menjadi jauh lebih baik dan bermanfaat. Sistem informasi bagi knowledge worker adalah hasil rancangan (DESIGN), yang mana kesatuannya adalah berdasarkan sebuah STORY yang interaktif, satu modul dengan modul lainnya membuat SIMPHONY, sebagai hasil EMPATHY bagi pengguna. Pengguna menggunakan sistem informasi seperti bermain (PLAY) sebuah game, tidak hanya sekedar game, tetapi game yang memiliki makna (MEANING) bagi kehidupannya dan kehidupan orang lain.

Daniel H. Pink dalam bukunya juga menulis sebagai berikut
”Fear Not. The high-concept, high-touch abilities that now matter most are fundamentally human attributes. After all, back on the savanna, our cave-person ancestors weren’t taking SATs or plugging numbers into spreadsheets. But they were telling stories, demostrating empathy, and designing innovations. These abilities have always comprised part of what it means to be human.”