Merancang Sistem Informasi bagi Knowledge Worker

Dalam keilmuan Knowledge Management, pekerja dan manajer yang memberi kontribusi secara signifikan terhadap kekayaan intelektual suatu organisasi disebut knowledge worker. Adapun dalam prakteknya, bahkan hampir setiap pekerja mengkontribusikan keahlian, ilmu dan pengetahuannya bagi organisasi sebagai jasanya. Nilai tambahnya adalah apabila keahlian, ilmu, pengetahuan, trik-trik menjalankan tugas dan menyelesaikan permasalahan tersebut didokumentasikan/direkam untuk dapat digunakan di kemudian hari oleh rekan kerja lainnya. Apabila kita simak, proses ini adalah kegiatan berbagi knowledge. Mengenai imbalan yang diberikan kepada pekerja yang merekam knowledge-nya adalah suatu pekerjaan rumah bagi Knowledge Organization untuk mengatasi hambatan “budaya menyimpan knowledge untuk diri sendiri”. Pendokumentasian/Perekaman knowledge dikenal dengan ”knowledge externalization”.

Dilihat dari sudut pandang lain, knowledge worker memanfaatkan informasi hasil rekaman knowledge rekan kerjanya sesuai dengan konteks kebutuhannya. Dalam praktek, budaya menyuruh kita untuk menerapkan “malu bertanya sesat dijalan”, disinilah letak kegunaan handphone, email, chatting sebagai teknologi pendukung “pencarian informasi”. Alternatif lain adalah untuk mencari informasi dari media-media cetak seperti buku, koran ataupun media elektronik seperti internet. Selain daripada itu ada medium lain untuk mendapatkan informasi, misalnya melalui training dan seminar. Proses mengkonsumsi informasi ini disebut “belajar/learning” atau bahasa canggihnya ”knowledge internalization”. Media-media tersebut semuanya memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, adapun yang pasti adalah bahwa pekerja membutuhkan informasi untuk menjalankan tugas dan menyelesaikan permasalahan kerjanya.

Dari dua paragraf diatas dapat kita simpulkan bahwa knowledge worker dalam setiap situasi produce dan consume knowledge, oleh karena itu ia disebut Knowledge Prosumer.

Bagi knowledge worker, sistem informasi sangat dibutuhkan ketika ia memiliki kebutuhan mendesak untuk meng-consume suatu data/informasi/knowledge dalam menyelesaikan pekerjaan. Semakin cepat ia dapat menemukannya, semakin cepat pula ia dapat menyelesaikan pekerjaannya. Semakin cepat suatu pekerjaan selesai, semakin cepat pula suatu proses bisnis organisasi, alhasil semakin baik pula organisasinya… dan seterusnya…

Sistem Informasi dirancang dengan metodologi dan panduan yang membutuhkan masukan dalam bentuk kebutuhan informasi pengguna. Adapun kebutuhan informasi pengguna adalah kebutuhan informasi saat ini, kurang mengantisipasi kebutuhan masa datang karena memang kebutuhan dan permasalahan masa datang, walaupun dapat dinyatakan, bersifat samar-samar untuk digambarkan dengan metodologi dan panduan yang ada. Disisi lain metodologi atau panduan perancangan sistem informasi cenderung membuat kita mengikutinya seperti robot tanpa memahami latar belakang atau tujuan dari kebutuhan pengguna sistem informasi tersebut. Ketika sistem informasi selesai dibangun, ia tidak sesuai seperti harapan pengguna karena tidak merefleksikan mental model pengguna. Pada saat yang sama, pengguna juga sudah memiliki kebutuhan-kebutuhan informasi baru. Siklus ini memang akan terus berlanjut, adapun kita dapat menjembatani kesenjangan yang terjadi secara berkesinambungan.

Apabila kita simak Six Senses dari buku Whole New Mind karya Daniel H. Pink, ia menceritakan tuntutan era baru ini . Dalam pandangan saya setiap senses ini memang merupakan landasan berfikir dalam merancang sistem informasi masa kini:

1. Not just function but also DESIGN
2. Not just argument but also STORY
3. Not just focus but also SYMPHONY
4. Not just logic but also EMPHATY
5. Not just seriousness but also PLAY
6. Not just accumulation but also MEANING

Agar dapat menghasilkan produk sistem informasi yang lebih baik dan tahan lama, perancang sistem informasi harus mengubah pola pikirnya yang dominan berdasarkan logika semata. Perancang perlu memahami sistem informasi lebih dalam daripada metodologi atau panduannya. Ia perlu lebih berempati kepada pengguna dan pada dirinya sendiri. Ia perlu meningkatkan peran otak kanannya agar dapat menyeimbangkan dengan peran otak kirinya. Meningkatkan EQ menyeimbangkan dengan IQ. Ia harus menjadi arsitek yang menghormati pekerjaan pengembang. Ini lah tuntuan era baru ini, era Globalisasi... era Knowledge Economy.

Simaklah dua gambar dalam tulisan ini, dan kita dapat memahami tuntutan perancang sistem informasi bagi knowledge worker sebagai creators and emphatizer.

Sebagai suatu hasil perenungan sebagai seorang perancang, saya dapat berkata bahwa apabila ke-enam senses ini kita terapkan dalam perancangan sistem informasi, maka sistem informasi yang dihasilkan akan menjadi jauh lebih baik dan bermanfaat. Sistem informasi bagi knowledge worker adalah hasil rancangan (DESIGN), yang mana kesatuannya adalah berdasarkan sebuah STORY yang interaktif, satu modul dengan modul lainnya membuat SIMPHONY, sebagai hasil EMPATHY bagi pengguna. Pengguna menggunakan sistem informasi seperti bermain (PLAY) sebuah game, tidak hanya sekedar game, tetapi game yang memiliki makna (MEANING) bagi kehidupannya dan kehidupan orang lain.

Daniel H. Pink dalam bukunya juga menulis sebagai berikut
”Fear Not. The high-concept, high-touch abilities that now matter most are fundamentally human attributes. After all, back on the savanna, our cave-person ancestors weren’t taking SATs or plugging numbers into spreadsheets. But they were telling stories, demostrating empathy, and designing innovations. These abilities have always comprised part of what it means to be human.”