Perbaikan proses bisnis (atau proses kerja) adalah esensi utama yang memvalidasi keberadaan sistem dan teknologi informasi. Cobalah kita lihat, suatu sistem atau teknologi informasi diaplikasikan pada suatu proses bisnis dalam rangka perbaikan proses bisnis tersebut.
Apa itu proses bisnis?
Dalam pendapat pribadi, proses bisnis adalah suatu keilmuan yang berasal dari ilmu teknik industri. Saya masih ingat sekali, ilmu ini dipelajari di mata kuliah analisa dan perancangan kerja di Teknik Industri Universitas Indonesia. Inti darinya adalah bagaimana caranya menganalisa dan merancang suatu pekerjaan sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Apabila kita simak, bukankah perbaikan proses bisnis/kerja bertujuan agar pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien?
Bagaimana memperbaiki proses bisnis?
Perbaikan proses bisnis melalui tahapan yang berkesinambungan antara analisa, perancangan, uji-coba dan pembiasaan. Dari tahapan ini dapat dilihat bahwa perbaikan proses bisnis adalah suatu litbang. Analisa suatu proses bisnis diawali dengan keinginan memperbaikinya selanjutnya perhatian pada pelaku proses dan teknik-teknik mempertajam analisa. Perancangan proses bisnis dilakukan melalui teknik-teknik pemetaan/perekaman proses bisnis (akan saya jelaskan satu teknik dalam artikel ini). Hasil rancangan terbaik kemudian diuji-coba dan selanjutnya pelaku proses meng-adaptasi terhadap proses bisnis baru yang telah diuji-coba untuk membiasakan diri sampai menjadi keseharian kerjanya.
Apa pemikiran dasar dari perbaikan proses bisnis?
Proses bisnis sebagai sesuatu yang dilaksanakan untuk memberikan nilai tambah, terdiri atau merupakan suatu kumpulan dari aktifitas-aktifitas yang dilaksanakan oleh satu atau lebih pelaku proses. Aktifitas-aktifitas inilah yang sebetulnya diperbaiki/di-enhance agar proses bisnis tersebut lebih efektif dan efisien. Apabila kita analisa dalam suatu proses bisnis terdapat aktifitas-aktifitas bersifat klerikal dan administratif, ia memakan waktu dan biaya tetapi tidak memberikan nilai tambah. Dalam bahasa teknik industri, ini disebut waste. Waste adalah cost without value. Perbaikan proses bisnis dilakukan dengan cara meng-eliminasi dan me-reduksi waste sepadat mungkin.
Kebanyakan waste ditemukan ditingkat transactional.
Dari pengamatan saya, waste kebanyakan terdapat dalam proses bisnis transactional. Sebaiknya kita memulai dari tingkat ini jika ingin memperbaiki proses bisnis melalui eliminasi/reduksi waste dengan memberdayakan kemampuan otomatisasi teknologi. Proses bisnis pada tingkat knowledge worker, manajerial, pengambilan keputusan secara esensi tidak di-eliminasi tetapi lebih diberdayakan oleh teknologi karena didalamnya ada aspek koordinasi dan komunikasi.
Teknik pemetaan dan cara memperbaiki proses bisnis.Seperti disebutkan sebelumnya proses bisnis merupakan kumpulan/terdiri dari aktifitas-aktifitas. Aktifitas dalam proses bisnis intinya dapat disimplifikasi menjadi lima jenis seperti dalam diagram/gambar dibawah ini.
Pemetaan proses bisnis dilakukan dengan memperhatikan aktifitas didalamnya dan membuat suatu aliran kerja/flow chart.
Untuk memperbaiki proses bisnis diperlukan pemahaman tentang kemampuan dan peluang-peluang yang disediakan oleh teknologi. Ke-sepasangan pemahaman proses bisnis dan teknologi adalah landasan dari perancangan proses bisnis baru yang lebih baik.
Untuk memulai upaya perbaikan, perhatikan peta proses bisnis kita. Lalu gunakan rumus-rumus dibawah ini:
Level I. Business Process ImprovementSedapat mungkin eliminir delay atau probabilitasnya dalam proses bisnis karena delay pada esensinya adalah waste. Eliminir dan reduksi transport dalam proses bisnis dengan dukungan teknologi. Reduksi waktu atau resources yang diperlukan untuk melakukan operation, checking, storage dalam proses bisnis dengan dukungan teknologi.
Level II. Business Process Reengineering
Apakah ditemukan double work? Apakah ditemukan suatu aktifitas (operation, checking, storage) yang sudah dilakukan sebelumnya kemudian dilakukan lagi selanjutnya? Apakah ditemukan suatu aktifitas yang sudah dilakukan di proses bisnis lainnya kemudian dilakukan dalam proses bisnis ini? Apabila ditemukan, klarifikasi hal ini dengan pelaku proses tanyakan mengapa hal ini dilakukan. Terkadang tanpa disadari hal ini dilakukan karena memang sudah sejak dahulu dilakukan. Apabila kita berhasil menghilangkan suatu aktifitas dari suatu proses atau mereduksi waktu dari suatu aktifitas kita telah melakukan perbaikan di tingkat yang lebih advanced yaitu Business Process Reengineering.
Level III. Business Process Innovation.
Pada tingkat ini kita telah memahami jiwa dari proses bisnis tersebut dan anda siap melakukan tingkat yang lebih advanced lagi yaitu Business Process Innovation. Di tingkat ini kita seakan-akan merancang proses bisnis dari nol... dari awal... dengan pemahaman akan lingkungan kerja serta kapabilitas dan potensi pelaku proses tanpa diganggu oleh kotak-kotak struktur organisasi. Secara esensi kita telah faham tentang proses-proses dan aktifitas-aktifitasnya. Pola pikir Business Process Innovation tidak diganggu pengelompokan aktifitas berdasarkan proses bisnis tetapi dilandaskan pada orientasi tujuan yang menjadi latar belakang mengapa aktifitas-aktifitas dilakukan. Dengan demikian kita merancang suatu proses baru dengan secara penuh memberdayakan teknologi dengan tetap mempertahankan tercapainya tujuan dari proses-bisnis sebelumnya.
Dampak perbaikan proses bisnis
Dari sudut pandang yang kurang enak... perbaikan proses berarti perubahan terhadap sistem, proses dan aktifitas yang saat ini sedang berlaku di organisasi kita. Banyak yang bilang bahwa perubahan kurang disukai oleh banyak orang, adapun perlu kita sadari bahwa berubah untuk kebaikan adalah sesuatu yang baik. Perbaikan pada proses bisnis memberikan sumbangsih bagi perbaikan organisasi yang mana kemudian memberikan sumbangsih bagi kepentingan khalayak yang lebih ramai lagi. Proses bisnis yang lebih efektif dan efisien membuat organisasi kita menjadi lebih efektif dan efisien. Adapun Perbaikan proses bisnis harus dibarengi dengan pemahaman makna dari perbaikan ... dan pengembangan keahlian untuk melakukan proses bisnis baru bagi pelaku proses ... sehingga dampak positif dari perbaikan dapat menjadi baik (Insya Allah).
Apa itu proses bisnis?
Dalam pendapat pribadi, proses bisnis adalah suatu keilmuan yang berasal dari ilmu teknik industri. Saya masih ingat sekali, ilmu ini dipelajari di mata kuliah analisa dan perancangan kerja di Teknik Industri Universitas Indonesia. Inti darinya adalah bagaimana caranya menganalisa dan merancang suatu pekerjaan sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Apabila kita simak, bukankah perbaikan proses bisnis/kerja bertujuan agar pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien?
Bagaimana memperbaiki proses bisnis?
Perbaikan proses bisnis melalui tahapan yang berkesinambungan antara analisa, perancangan, uji-coba dan pembiasaan. Dari tahapan ini dapat dilihat bahwa perbaikan proses bisnis adalah suatu litbang. Analisa suatu proses bisnis diawali dengan keinginan memperbaikinya selanjutnya perhatian pada pelaku proses dan teknik-teknik mempertajam analisa. Perancangan proses bisnis dilakukan melalui teknik-teknik pemetaan/perekaman proses bisnis (akan saya jelaskan satu teknik dalam artikel ini). Hasil rancangan terbaik kemudian diuji-coba dan selanjutnya pelaku proses meng-adaptasi terhadap proses bisnis baru yang telah diuji-coba untuk membiasakan diri sampai menjadi keseharian kerjanya.
Apa pemikiran dasar dari perbaikan proses bisnis?
Proses bisnis sebagai sesuatu yang dilaksanakan untuk memberikan nilai tambah, terdiri atau merupakan suatu kumpulan dari aktifitas-aktifitas yang dilaksanakan oleh satu atau lebih pelaku proses. Aktifitas-aktifitas inilah yang sebetulnya diperbaiki/di-enhance agar proses bisnis tersebut lebih efektif dan efisien. Apabila kita analisa dalam suatu proses bisnis terdapat aktifitas-aktifitas bersifat klerikal dan administratif, ia memakan waktu dan biaya tetapi tidak memberikan nilai tambah. Dalam bahasa teknik industri, ini disebut waste. Waste adalah cost without value. Perbaikan proses bisnis dilakukan dengan cara meng-eliminasi dan me-reduksi waste sepadat mungkin.
Kebanyakan waste ditemukan ditingkat transactional.
Dari pengamatan saya, waste kebanyakan terdapat dalam proses bisnis transactional. Sebaiknya kita memulai dari tingkat ini jika ingin memperbaiki proses bisnis melalui eliminasi/reduksi waste dengan memberdayakan kemampuan otomatisasi teknologi. Proses bisnis pada tingkat knowledge worker, manajerial, pengambilan keputusan secara esensi tidak di-eliminasi tetapi lebih diberdayakan oleh teknologi karena didalamnya ada aspek koordinasi dan komunikasi.
Teknik pemetaan dan cara memperbaiki proses bisnis.Seperti disebutkan sebelumnya proses bisnis merupakan kumpulan/terdiri dari aktifitas-aktifitas. Aktifitas dalam proses bisnis intinya dapat disimplifikasi menjadi lima jenis seperti dalam diagram/gambar dibawah ini.
Untuk memperbaiki proses bisnis diperlukan pemahaman tentang kemampuan dan peluang-peluang yang disediakan oleh teknologi. Ke-sepasangan pemahaman proses bisnis dan teknologi adalah landasan dari perancangan proses bisnis baru yang lebih baik.
Untuk memulai upaya perbaikan, perhatikan peta proses bisnis kita. Lalu gunakan rumus-rumus dibawah ini:
Level I. Business Process ImprovementSedapat mungkin eliminir delay atau probabilitasnya dalam proses bisnis karena delay pada esensinya adalah waste. Eliminir dan reduksi transport dalam proses bisnis dengan dukungan teknologi. Reduksi waktu atau resources yang diperlukan untuk melakukan operation, checking, storage dalam proses bisnis dengan dukungan teknologi.
Level II. Business Process Reengineering
Apakah ditemukan double work? Apakah ditemukan suatu aktifitas (operation, checking, storage) yang sudah dilakukan sebelumnya kemudian dilakukan lagi selanjutnya? Apakah ditemukan suatu aktifitas yang sudah dilakukan di proses bisnis lainnya kemudian dilakukan dalam proses bisnis ini? Apabila ditemukan, klarifikasi hal ini dengan pelaku proses tanyakan mengapa hal ini dilakukan. Terkadang tanpa disadari hal ini dilakukan karena memang sudah sejak dahulu dilakukan. Apabila kita berhasil menghilangkan suatu aktifitas dari suatu proses atau mereduksi waktu dari suatu aktifitas kita telah melakukan perbaikan di tingkat yang lebih advanced yaitu Business Process Reengineering.
Level III. Business Process Innovation.
Pada tingkat ini kita telah memahami jiwa dari proses bisnis tersebut dan anda siap melakukan tingkat yang lebih advanced lagi yaitu Business Process Innovation. Di tingkat ini kita seakan-akan merancang proses bisnis dari nol... dari awal... dengan pemahaman akan lingkungan kerja serta kapabilitas dan potensi pelaku proses tanpa diganggu oleh kotak-kotak struktur organisasi. Secara esensi kita telah faham tentang proses-proses dan aktifitas-aktifitasnya. Pola pikir Business Process Innovation tidak diganggu pengelompokan aktifitas berdasarkan proses bisnis tetapi dilandaskan pada orientasi tujuan yang menjadi latar belakang mengapa aktifitas-aktifitas dilakukan. Dengan demikian kita merancang suatu proses baru dengan secara penuh memberdayakan teknologi dengan tetap mempertahankan tercapainya tujuan dari proses-bisnis sebelumnya.
Dampak perbaikan proses bisnis
Dari sudut pandang yang kurang enak... perbaikan proses berarti perubahan terhadap sistem, proses dan aktifitas yang saat ini sedang berlaku di organisasi kita. Banyak yang bilang bahwa perubahan kurang disukai oleh banyak orang, adapun perlu kita sadari bahwa berubah untuk kebaikan adalah sesuatu yang baik. Perbaikan pada proses bisnis memberikan sumbangsih bagi perbaikan organisasi yang mana kemudian memberikan sumbangsih bagi kepentingan khalayak yang lebih ramai lagi. Proses bisnis yang lebih efektif dan efisien membuat organisasi kita menjadi lebih efektif dan efisien. Adapun Perbaikan proses bisnis harus dibarengi dengan pemahaman makna dari perbaikan ... dan pengembangan keahlian untuk melakukan proses bisnis baru bagi pelaku proses ... sehingga dampak positif dari perbaikan dapat menjadi baik (Insya Allah).
